Von der Anfrage
zum Angebot – automatisiert
Vertrieb gewinnt, wenn Reaktionszeit und Konsequenz stimmen. In der Praxis geht Tempo oft durch unvollständige Anfragen, manuelle Datenerfassung und fehlende Follow-ups verloren. KI-Agenten setzen genau dort an – am Eingang, am Angebot und in der Nachverfolgung – integriert in Outlook, HubSpot/Salesforce und SharePoint.
Anfrage-zu-Angebot-Agent
Der Agent liest eingehende Anfragen aus Outlook inklusive Anhängen, extrahiert die relevanten Anforderungen und übersetzt sie in ein sauberes internes Format. Fehlen Angaben, formuliert er gezielte Rückfragen als Entwurf. Parallel legt er den Vorgang als Deal/Opportunity in HubSpot oder Salesforce an, füllt Felder konsistent und legt Dokumente sauber strukturiert in SharePoint ab – verlinkt mit dem CRM-Eintrag.
- Anfrage lesen, Anforderungen extrahieren, Lücken erkennen
- Deal/Opportunity sauber anlegen und dokumentieren
- SharePoint-Ablage standardisieren und verlinken
Follow-up- & CRM-Agent
Viele Teams haben genug Leads – aber zu wenig Konsequenz im Nachfassen. Der Agent erstellt aus E-Mail-Verläufen und Meeting-Kontext konkrete Next Steps, Aufgaben und Follow-up-Entwürfe in Ihrem Ton und hält gleichzeitig das CRM aktuell: Deal-Stufe, nächste Aktivität und Kontaktrollen werden strukturiert aktualisiert.
- Next Steps und Follow-up-Entwürfe aus Kontext erzeugen
- CRM automatisch aktuell halten
- Belastbarere Pipeline und Forecasts
Angebotsfreigabe & Rabatt-Guardrails
Sobald Rabatte oder Sonderkonditionen ins Spiel kommen, entstehen häufig Freigabe-Flaschenhälse. Der Agent prüft definierte Regeln (z. B. Rabattgrenzen, Mindestmargen), erstellt eine kurze Entscheidungsgrundlage und startet die Freigabe in Teams oder per Mail. Entscheidungen werden inklusive Begründung und Version im CRM dokumentiert.
- Regeln prüfen (Rabatt, Marge, Ausnahmen)
- Freigabe-Flow in Teams/Mail starten, Status verfolgen
- Entscheidung und Version im CRM dokumentiert
Anwendungsbeispiel, keine Kundenreferenz und keine garantierte Zeit- oder Kostenersparnis.
Fragen zu KI-Agenten im Vertrieb
Welche Vertriebsaufgaben eignen sich für einen KI-Agenten?
Gut geeignet sind wiederkehrende, regelbasierte Schritte wie das Auswerten eingehender Anfragen, das Vorbereiten von Angebotsentwürfen oder das Erstellen von Follow-up-Texten aus bestehendem Kontext. Verhandlungen, individuelle Preisentscheidungen und der persönliche Kontakt bleiben Aufgabe Ihres Vertriebsteams.
Was passiert, wenn eine Anfrage unvollständig ist?
Erkennt der Agent fehlende Angaben, formuliert er eine gezielte Rückfrage als Entwurf, statt eigenständig Annahmen zu treffen. So bleibt die Anfrage vollständig, bevor sie in die weitere Bearbeitung geht.
Muss ich dafür ein bestimmtes CRM- oder E-Mail-System nutzen?
Nein. Die auf dieser Seite genannten Anbindungen wie Outlook, HubSpot, Salesforce oder SharePoint sind Beispiele für mögliche Integrationen, keine Voraussetzung. Welche Systeme sich sinnvoll anbinden lassen, prüfen wir anhand Ihrer tatsächlich genutzten Werkzeuge.
Werden Angebote automatisch verschickt?
Nein. Angebotsentwürfe, Freigaben und die Kommunikation nach außen werden von Ihrem Team geprüft, bevor sie den Kunden erreichen. Der Agent bereitet vor und dokumentiert, die Entscheidung bleibt bei Menschen.
Wie starte ich sinnvoll, ohne den gesamten Vertrieb umzustellen?
Ein guter Einstieg ist ein einzelner, klar abgegrenzter Prozess – etwa die Anfrage-zu-Angebot-Strecke für einen Produktbereich. Auf dieser Erfahrung lässt sich später aufbauen, statt von Anfang an den kompletten Vertrieb umzustellen.
Wie sähe das bei Ihnen aus?
Anhand einer echten Anfrage zeigen wir, wie ein Vertriebs-Agent bei Ihnen aussehen würde – inklusive Integrationen und Freigaben.
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